Eindejaarstips 2018 - Tips voor de werkgever/werknemer
  1. Maak gebruik van de tijdelijk verhoogde vrije ruimte

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven.  Voor het verstrekken van onbelaste vergoedingen dient u rekening te houden met de vrije ruimte. Blijft het totale bedrag onder de 1,7% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 tijdelijk verhoogd van 1,7% naar 3%. Dat biedt u, als u daarvoor de financiële ruimte hebt, de mogelijkheid om uw werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen. Ga na op welke manier u daar gebruik van kunt maken.

  1. Laat vaste vergoedingen doorlopen

Krijgen uw werknemers een vaste vergoeding van u, bijvoorbeeld reiskostenvergoeding of een lunchvergoeding, en werken zij vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis? Dan hoeft u de vaste vergoeding niet aan te passen. U kunt tot en met 31 december 2020 uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020. Is een recht op een vaste (reiskosten)vergoeding afhankelijk van een keuze van uw werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem)? Dan moet hij zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

  1. Vergoed mondkapjes onbelast

U mag de kosten van mondkapjes onbelast vergoeden of verstrekken aan uw werknemers. Dit valt onder de gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling. Deze kosten horen tot de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, omdat werknemers niet zonder mondkapje met het openbaar vervoer mogen reizen.

  1. Vraag loonkostenvoordeel aan

Neemt u oude werknemers of werknemers met een arbeidsbeperking in dienst? Ga na of u in aanmerking komt voor het loonkostenvoordeel. Indien u voldoet aan de voorwaarden dan ontvangt u een  jaarlijkse tegemoetkoming.

Let op

U kunt per 1 januari 2021 een loonkostenvoordeel krijgen voor een werknemer die onder de doelgroep van de banenafspraak valt zolang hij bij hem in dienst is. Nu is de maximale duur nog drie jaar.

  1. Rond uw loonadministratie af

Aan het einde van dit jaar moet u de loonadministratie afsluiten. Waar kunt u op letten bij het afsluiten:

  • Zijn alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers correct opgenomen?
  • Heeft u van iedere werknemer een kopie van het identificatiebewijs in uw administratie?

Let op

Door het voorgeschreven thuiswerken en het houden van 1,5 meter afstand kunt u in deze periode misschien niet voldoen aan alle administratieve verplichtingen voor de loonheffingen. In dat geval verbindt de Belastingdienst daar tijdelijk geen consequenties aan. U moet deze administratieve verplichtingen dan wel alsnog nakomen zodra dit weer kan. Deze maatregel geldt in ieder geval tot en met 31 december 2020.

Aan welke administratieve verplichtingen kunt u dan denken? De Belastingdienst hanteert hiervoor het volgende voorbeeld: Het kan zijn dat u de identiteit van uw werknemer nu niet kunt vaststellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Normaal gesproken moet u voor deze werknemer dan onder andere het anoniementarief van 52% toepassen. Dat hoeft u in deze periode niet te doen als u de identiteit van de werknemers alsnog op de juiste manier vaststelt zodra de situatie het weer toelaat.

  1. Let op bijtelling auto van de zaak

Indien uw werknemer meer dan 500 privékilometers rijdt met de auto van de zaak krijgt u te maken met een bijtelling. Het algemene tarief daarvoor is 22%, maar voor nieuwe volledig elektrische auto’s geldt in 2020 een verlaagd tarief van 8%. Er is wel een plafond. De verlaagde bijtelling geldt namelijk maar tot een catalogusprijs van € 45.000, daarboven geldt alsnog 22%.

Let op

Rijdt uw werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met een ter beschikking gestelde auto? Dan hoeft u geen bedrag op te tellen bij zijn belastbare loon. Uw werknemer kan bewijzen dat hij op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met behulp van een sluitende rittenregistratie.

  1. Doe op tijd loonbelastingaangifte

Zit u in geldnood? Dan nog is het raadzaam om uw aangifte loonheffingen op tijd te versturen. Juist nu, tijdens de coronacrisis. Want het UWV heeft de gegevens uit de aangiftes loonheffingen nodig voor de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid (NOW-regeling). Deze noodmaatregel is bedoeld om werkgevers met omzetverlies te compenseren voor de loonkosten. Zo kunt u ook sneller gecompenseerd worden.

Tip

U heeft dan in ieder geval de loonbelastingaangifte gedaan. Wat de betaling van de loonbelasting betreft, daar kunt u bijzonder uitstel van betaling voor aanvragen.

Let op

Krijgt u van UWV een uitkering in het kader van de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)? Houdt u er rekening mee dat deze uitkering wel belast is.