1. Vergoedingsbedragen binnenlandse dienstreizen gewijzigd
De vergoedingsbedragen voor verblijfskosten voor binnenlandse dienstreizen zijn per 1 januari 2024 gewijzigd. De verblijfskostenvergoedingen van ambtenaren op dienstreis zijn geregeld in de cao Rijk. Bent u als werkgever níet gebonden aan de cao Rijk? Dan kunt u deze vergoedingen toch onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan uw werknemers. Mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. U kunt een deel van de vergoeding voor binnenlandse dienstreizen aanwijzen als gericht vrijgesteld eindheffingsbestanddeel.
Maakt de werknemer een binnenlandse dienstreis? Dan mag u, naast de reiskostenvergoeding, ook een gericht vrijgestelde vergoeding voor noodzakelijke verblijfskosten geven. De dienstreis moet dan wel aan de volgende twee voorwaarden voldoen: 1) de dienstreis duurt ten minste 4 uur; én 2) de bestemming ligt in een andere gemeente of minstens 1 kilometer van de eigen werklocatie vandaan.
Vergoedingen
De werknemer kan in 2024 de volgende vergoedingen krijgen voor de kosten van verblijf:
Kleine uitgaven overdag € 6,64 Geen aanvullende voorwaarden
Kleine uitgaven ’s avonds € 19,82 Aansluitend op overnachting vanwege de dienstreis
Logies € 142,10 Per overnachting
Ontbijt € 13,88 Na overnachting vanwege dienstreis
Lunch € 20,32 Binnen de dienstreis tussen 12.00 tot 14.00 uur
Avondmaaltijd € 30,74 Binnen de dienstreis tussen 18.00 en 21.00 uur
Behalve voor de kleine uitgaven overdag en in de avond geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat de werknemer daarvoor kosten heeft gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is. Vergoedt u meer dan deze bedragen? Dan kunt u het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van de werknemer rekenen of aanwijzen als eindheffingsloon.
2. Benut de loonkostensubsidies
Uit onderzoek van het UWV blijkt dat werkgevers onvoldoende gebruikmaken van de loonkostenvoordelen. Het gaat hierbij om een tegemoetkoming in de loonkosten voor ouderen en mensen met een arbeidsbeperking. Hierdoor worden mogelijkheden onbenut gelaten, maar er worden ook onnodig (loon)kosten gemaakt. Zeker in een tijd van krapte op de arbeidsmarkt is het belangrijk om de mogelijkheden (zoals deze loonkostensubsidies) goed in beeld te hebben. De loonkostenvoordelen (LKV) zijn bedoeld om de mensen die (volgens de overheid) een zwakkere positie hebben op de arbeidsmarkt te ondersteunen bij het vinden van een baan. Voor het verkrijgen van de LKV is een van de voorwaarden dat de werknemer binnen een termijn van drie maanden een doelgroepverklaring aanvraagt bij het UWV of bij zijn/haar gemeente. Als de werknemer deze verklaring te laat aanvraagt, kan er geen beroep meer worden gedaan op de LKV!
Administratieve vastlegging
Om ervoor te zorgen dat de werknemer de doelgroepverklaring gaat aanvragen, kan deze afspraak ook worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Daarnaast is het ook van belang dat in de administratie duidelijk is dat er sprake is van een werknemer met een LKV. Een ziekmelding moet zo snel mogelijk worden doorgegeven aan het UWV. Aangezien niet of te laat ziekmelden gevolgen kan hebben voor de WGA-premie, is het dus van belang om dit goed te bewaken.
3. Spreek opzegtermijn goed af!
Adviseurs en rechters constateren regelmatig dat tussen werkgever en werknemer de opzegtermijn niet correct is geformuleerd. Of dat in tijdelijke contracten de tussentijdse opzegmogelijkheid ontbreekt. In ontslagsituaties op basis van een vaststellingsovereenkomst of via de rechter leidt dat regelmatig tot onaangename verrassingen voor de werkgever. Denk aan de situatie waarin het tijdelijke arbeidscontract moet worden uitgediend en niet tussentijds kan worden beëindigd – althans niet met recht op WW. U als werkgever moet dan dus het loon tot de einddatum doorbetalen. Kent de cao geen regeling voor de opzegtermijnen, formuleer dan geen onjuiste termijnen in of bij de arbeidsovereenkomst. Ook de beëindiging van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd kan een onaangename verrassing opleveren.
Langere opzegtermijn
Bij een onjuiste formulering en/of afwijking van de wettelijke systematiek kan dan een langere opzegtermijn gelden dan nodig, met daardoor mogelijk een hogere ontslagvergoeding. Denk bijvoorbeeld aan de formulering ‘zowel voor de werkgever als de werknemer geldt een opzegtermijn van 2 maanden’. Tenzij de eventuele cao zo’n formulering toelaat, is de opzegtermijn in zo’n geval alleen rechtsgeldig als de termijn voor de werkgever minimaal het dubbele is van die voor de werknemer. En hoe wenselijk is het dat een werknemer 2 maanden opzegtermijn heeft? In die tijd neemt de motivatie van de werknemer vaak snel af. Waarschijnlijk wilt u de werknemer daarom liefst zo snel mogelijk uit dienst hebben, om verdere onrust of schade te voorkomen. Ook het langer loon doorbetalen is daarbij zeker niet aanlokkelijk.
Cao of niet?
Over het algemeen zijn in cao’s de opzegtermijn en ook de tussentijdse opzegmogelijkheid geformuleerd. Bovendien wordt daarin ook vaak verwezen naar de wettelijke termijnen, die dan doorwerken in de individuele arbeidsovereenkomsten. Als werkgever hoeft u hier dan verder niets te doen. Valt u niet onder een cao, dan moet u de opzegtermijnen (correct) opnemen in de individuele arbeidsovereenkomsten of het daar integraal deel van uitmakende personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement. Dat geldt ook voor de tussentijdse opzegmogelijkheid. Tenzij andere termijnen wenselijk zijn, volstaat het hierbij om te verwijzen naar de wettelijke termijnen of om deze te kopiëren.
4. Voorkom vervallen wettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen over een kalenderjaar vervallen als deze niet binnen de eerste 6 maanden van het daarop volgende jaar zijn opgenomen. Zo vervallen de wettelijke vakantiedagen over het jaar 2023, als uw werknemers die dagen niet opnemen vóór 1 juli 2024. De Europese rechter heeft echter beslist dat de wettelijke vakantiedagen níet vervallen als u uw werknemers niet duidelijk en tijdig hebt geïnformeerd over de vervaltermijn van hun vakantiedagen. U moet uw werknemers stimuleren en ook in staat stellen om de wettelijke vakantiedagen op te nemen. Doet u dit niet (goed), dan behouden uw werknemers de wettelijke vakantiedagen en kunnen zij later bij uitdiensttreding om uitbetaling van die dagen verzoeken.
Tip
Zijn er werknemers in uw bedrijf die nog vakantiedagen van het kalenderjaar 2023 niet hebben opgenomen? Informeer deze werknemers dan over de datum waarop die dagen vervallen én stel hen in staat om die dagen vóór 1 juli 2024 op te nemen. Zonder vervulling van deze voorwaarden kan er dus nog steeds een stuwmeer aan niet opgenomen vakantiedagen ontstaan.
